Avokonttoriympäristöjen haitoista on puhuttu paljon.
Sekä tutkimukset että avotiloissa työskentelevät ihmiset kertovat työolosuhteiden olevan avotoimistoissa päivästä riippuen joko huonoja tai vielä huonompia – etenkin, mitä tulee keskittymismahdollisuuksiin. On päiviä, jolloin hälyäänet vievät työrauhan korvatulpista tai kuulokkeista soljuvasta rauhoittavasta musiikista huolimatta.
Mitä enemmän keskittymistä vaativasta tehtävästä on kyse, sitä enemmän työympäristön akustiikkasuunnitteluun sekä toimiston eri tilojen käyttötarkoituksen miettimiseen kannattaa panostaa. Toistuvat keskeytykset tai jatkuvasti hälyisä ympäristö häiritsevät merkittävästi työntekoa. Ajatuskatkoksista toipuminen takaisin oikeaan keskittymismoodiin ottaa aikansa ja syö työntekijän voimavaroja sekä hänen tekemänsä työn tuottavuutta.
Työterveyslaitoksen, Turun Ammattikorkeakoulun ja Turun yliopiston toteuttaman tutkimuksen mukaan meluhaitat, jotka yleisimmin aiheutuvat puheäänistä, ovat selvästi pienemmät sellaisissa avokonttoreissa, joiden huoneakustiikka on toteutettu hyvin. Tutkimuskohteissa, joiden akustiikka oli suunniteltu onnistuneesti, meluhaittaa koki parhaimmillaan alle 20% työntekijöistä.
Kun akustiikka on hyvä, puhe erottuu alle viiden metrin päähän puhujasta. Tällöin normaali keskustelu onnistuu muuta toimistoyhteisöä häiritsemättä – toisin kuin ympäristöissä, joissa puhe erottuu vielä 20 metrin päässäkin.
Lasten pihapeleissä toisen joukkueen ollessa selvästi alakynnessä, saattaa kentältä kuulua anova huudahdus: ”Uudet jaot!” Sama ajatus piipahtanee toisinaan yhden jos toisenkin avokonttorityöntekijän ajatuksissa. Niin hyvältä kuin ajatus puhtaalta pöydältä ja uusin ratkaisuin aloittamisesta tuntuukin, ei se kuitenkaan aina ole mahdollista – tai edes välttämätöntä. Aivan ensimmäiseksi on hyvä pysähtyä miettimään, voitaisiinko olemassa olevan toimitilan ominaisuuksia ja työntekijöiden prosesseihin sopivuutta jotenkin parantaa?
Työympäristön suunnittelun lähtökohdaksi kannattaa ottaa yrityksen strategia ja tavoitteet sekä työntekijöiden työnkuvien vaatimukset ja prosessit. Esimerkiksi taloushallinnon tai myyntitiimin työskentelyä parhaiten tukevat tilat eroavat selvästi toisistaan. Siinä missä joissain tehtävissä oma yksityinen huone voi olla paras ympäristö, voi avotila olla toisille hyvinkin toimiva.
Toki monissa tehtävissä tarvitaan päivästä riippuen hieman erilaisia tiloja, ja toisaalta työn muuttuminen liikkuvammaksi vähentää tarvetta omille nimetyille työpisteille. Nämä tekijät mahdollistavat sen, että tilat ovat jaettavissa pienemmiksi kokonaisuuksiksi, joista osa on varattu keskittymistä ja osa vuorovaikutusta vaativia tehtäviä varten.
Tarjolla olevista tiloista työntekijät voivat valita käsillä olevaan tehtäväänsä kulloinkin parhaiten sopivan vaihtoehdon. Valittavissa voi mahdollisuuksien mukaan olla myös esimerkiksi maisemaikkunoiden eteen sijoitettuja työpisteitä inspiraatiota kaipaaville, lounge-alue vapaamuotoisille palavereille ja neuvottelutiloja hieman syvällisempiä keskusteluita varten.
Tällainen moderni toimitila on nimeltään monitilatoimisto, joka nimensä mukaisesti tarjoaa erilaisia tiloja eri tilanteisiin ja tarpeisiin.
Parhaiten toimitila toki saadaan vastaamaan työntekijöiden tarpeita ja prosesseja optimoimalla tilan äänenhallinta esimerkiksi moderneja alakatto- ja järjestelmäseinäratkaisuja hyödyntäen. Silti modernikin monitilatoimisto tarvitsee tila tilassa -ratkaisuja – ja ne tarjoavat jo itsessäänkin mahdollisuuden parantaa avokonttorin työolosuhteita nopeasti ja helposti.
Puhelinkoppi, minineukkari ja videoneuvotteluhuone ovat tilaratkaisuja, jotka ovat oiva askel kohti rauhallisempaa työympäristöä. Esimerkiksi puhelinkoppi tarjoaa rauhallisen tilan puhelinkeskustelulle, minineukkari yksityisyyttä muutaman hengen palavereihin ja videoneukkarit toimivan ympäristön etäpalavereille. Kaikki nämä nopeasti ja helposti käyttöönotettavat äänieristetyt ratkaisut varmistavat, että puhelut, palaverit ja keskustelut pystytään käymään yksityisesti ja rauhallisissa olosuhteissa. Samalla isommat neuvottelutilat – ja joissakin avokonttoreissa puhelinkoppikäytössä olevat wc:t – ovat vapaina tarkoituksenmukaisempaan käyttöön ja muualla toimistossa ahertavat kollegat saavat keskittyä rauhassa omiin töihinsä.
Huolellisesti suunniteltu tilanjako ja hyvät akustiikkaratkaisut eivät kuitenkaan välttämättä takaa, että monitilatoimisto olisi viihtyisä ja käytännöllinen. On myös varmistettava, että tietoliikenneyhteydet toimivat moitteetta koko toimiston alueella – heikko verkkoyhteys jos mikä on omiaan jättämään hiljaiseen työhön tarkoitetun tilan vaille käyttöä. Vieläkin tärkeämpää on tiedostaa, että toimivan työympäristön tekevät viime kädessä tilan käyttäjät. Onkin erittäin suositeltavaa luoda yhteisesti hyväksytyt pelisäännöt, miten milläkin monitilatoimiston alueella toimitaan ja mihin tarkoitukseen kutakin vetäytymistilaa käytetään.
Yhtä kaikki, toimitilaan liittyviä ratkaisuja suunniteltaessa on pyrittävä varmistamaan niiden soveltuvuus tilan käyttäjien tarpeisiin. Työntekijöiden prosesseja palveleva työympäristö luo oivat puitteet tuottavuuden ja työviihtyvyyden kehittymiselle. Tämän saavuttamiseksi toimitilat kannattaa suunnitella tavalla, jossa tila joustaa käyttäjiensä tarpeiden mukaan, eikä päinvastoin.
