Toimitilavuokraus on murroksessa. Yritykset tekevät lyhyempiä ja lyhyempiä vuokrasopimuksia, mikä on täysin looginen valinta. Toimintaympäristöjen muutokset ovat aiempaa hankalammin ennustettavissa, minkä johdosta yritysten on vaikeampi ennakoida tilatarpeitaan. Tilat, jotka ovat tänään jollekin yritykselle täysin toimivat, voivat jo 2-3 vuoden kuluttua olla liian pienet, suuret tai toiminnallisesti epäkäytännölliset.

Kiinteistön omistajan näkökulmasta lyhyet vuokrasopimukset ja vuokralaisten tihentyvä vaihtuvuus heikentävät vuokratuoton ennustettavuutta. Kilpailu uusista yritysasiakkaista on kovaa, eikä uuden vuokralaisen saaminen heti poistuvan tilalle ole mikään itsestäänselvyys.

Silloinkin, kun uusi vuokralainen saadaan, haluavat yritykset tilojen tukevan toimintaansa ja yrityskulttuuriaan parhaalla mahdollisella tavalla. Jos tila on ollut aiemmin vaikkapa avokonttori, saattaa seuraava vuokralainen suosia mieluummin esimerkiksi avotilan ja yksityisten huoneiden yhdistelmää, tai modernia monitilatoimistoa, jossa on useita erilaisiin käyttötarkoituksiin räätälöityjä työympäristöjä.

Nopea ja kustannustehokas muunneltavuus on toimitilakiinteistölle merkittävä kilpailuetu. Muuntojoustavuus lisää kiinteistön houkuttelevuutta niin nykyisten kuin potentiaalisten uusienkin vuokralaisten silmissä, mikä auttaa vuokratuoton vakauttamisessa.

Otetaan tähän väliin pieni kuvitteellinen esimerkki muutosnopeuksien ja -kustannusten havainnollistamiseksi. 

Kuvitteellisten tilamuutosten lähtötilanne

Kiinteistö A ja Kiinteistö B ovat molemmat samalla suositulla toiminta-alueella sijaitsevia toimitilakiinteistöjä. Kiinteistössä A väliseinäratkaisuina käytetään muuntojoustavia järjestelmäseiniä, kiinteistössä B on kiinteät väliseinät.

Toukokuun lopussa molempien kiinteistöjen kiinteistöpäälliköt saivat irtisanomisilmoituksen yhdeltä vuokralaisistaan. Sopimusten irtisanomisaika on kaksi kuukautta, joten tilat tyhjenevät heinäkuun lopussa. Tilat ovat kooltaan 100 m² ja tilavuokra on molemmissa ollut 20 €/m².

Molemmilla kiinteistöpäälliköillä on kuitenkin onni matkassaan – kumpikin löytää nopeasti uuden vuokralaisen. Ennen muuttoa he haluavat tehdä tiloista hieman paremmin omiin tarpeisiinsa sopivat. Muutostyöt jäävät kuitenkin onneksi pieniksi – vain viiden väliseinän paikkaa tarvitsee siirtää.

Kummankin uuden vuokralaisen vuokrasopimukset astuvat voimaan maanantaina 31.7.

Kiinteistöpäälliköt tarttuvat saman tien härkää sarvista ja ryhtyvät valmistelemaan tilamuutoksia. He soittavat tahoillaan luottourakoitsijoilleen, joiden kanssa he ovat aiemminkin hoitaneet vastaavanlaisia muutosprojekteja.

Kesäkuu Kiinteistössä A

Urakoitsija toteaa, että viiden järjestelmäseinän purkaminen, siirtäminen ja pystyttäminen onnistuvat yhden viikonlopun aikana.

– Sen verran pieni urakka, että voimme tulla hoitamaan tilamuutoksen nykyisten vuokralaisten lähdettyä, esimerkiksi lauantaina 29.7. Valmista tulee vielä saman päivän aikana. Miltä aikataulu kuulostaa? urakoitsija kysyy.

– Oikein hyvältä, näin se homma etenee – kiitoksia! kiinteistöpäällikkö toteaa tyytyväisenä, raksii tehtävän työlistaltaan ja siirtää huomionsa loppukuun ajaksi muihin askareisiin.

Kesäkuu Kiinteistössä B

Kiinteiden seinien purku- ja rakennustöihin liittyvien suojausten ja kuivumisaikojen johdosta urakoitsija toteaa, että tilamuutostöiden tekemiseen tulisi varata noin kuukausi.

– Tilat pitää saada tyhjäksi, jotta voidaan remontoida. Voisivatko uudet vuokralaiset muuttaa sisään vasta myöhemmin elokuussa tai syyskuun alussa, tai voisivatko nykyiset lähteä jo heinäkuun alussa? urakoitsija tiedustelee.

Kiinteistöpäällikkö päättää kääntyä nykyisten vuokralaistensa puoleen. Vastineeksi aikaistuneesta muutosta hän tarjoaa heille pientä alennusta jäljellä olevasta vuokra-ajasta. Ehdotus ei kuitenkaan ole lähteville vuokralaisille ongelmaton – he nimittäin pääsevät itsekin uuteen toimitilaansa vasta heinä-elokuun vaihteessa. Kaikeksi onneksi heinäkuu on heille pitkälti lomakuukausi ja etätyötkin mahdollisia, joten neuvotteluja pystytään jatkamaan.

Lopulta yritys suostuu muuttamaan tiloista perjantaihin 30.6. mennessä ja saa vastineeksi vapautuksen kesä- ja heinäkuun tilavuokristaan. Muutostyöt alkavat maanantaina 3.7.

Heinäkuu Kiinteistössä A

Heinäkuun alkupuolella kiinteistöpäällikkö käy tapaamassa vuokrasopimuksensa irtisanoneen yrityksen toimitusjohtajaa. Hän kiittää tätä kuluneista vuosista ja toivottaa hänet yrityksineen milloin tahansa tervetulleiksi takaisin.

Perjantai-iltapäivänä 28.7. klo 15.20 viimeinenkin muuttolaatikko on kannettu ulos kiinteistöstä.

Lauantaina 29.7. klo 8 urakoitsija työpareineen saapuu paikalle. He irrottavat järjestelmäseinistä pikakiinnikkein ja jousin kiinnitetyt pintalevyt, villat ja rangat. Viimeisenä irrotetaan kehikko – ja vasta tässä vaiheessa irrotetaan ensimmäiset ruuvit ja ainoat ruuvit, joita on seinän pituudesta riippuen joko 8-10 kappaletta. Kun ruuvinreiät on tasoitettu pastalla ja lavan päälle kasatut järjestelmäelementit siirretty uuteen asennuskohtaan, on purkutyöt saatu pakettiin sopivasti lounastaukoon mennessä.

Seiniä pystytettäessä työvaiheet toistetaan käänteisessä järjestyksessä. Illalla klo 16 väliseinät ovat valmiit ja toimitila jää odottamaan maanantai-aamuna saapuvia uusia käyttäjiään.

Heinäkuu Kiinteistössä B

Urakoitsija aloittaa työt maanantaina 3.7. Aluksi hän suojaa ja alipaineistaa remontoitavat tilat ja purkaa vanhat väliseinät pois. Hajotettuaan seinät hän kantaa kappaleet portaita pitkin parkkipaikalle tuodulle siirtolavalle odottamaan kuljetusta kaatopaikalle. Työt etenevät ripeästi ja ensimmäisen remonttiviikon jälkeen purkuvaiheen työt on saatu valmiiksi ja vanhojen seinäpaikkojen jäljet paikattua.

Seuraavan viikon alkajaisiksi urakoitsija hankkii uusien väliseinien rakentamiseen tarvittavan materiaalin: kipsilevyt, väliseinärangat, villat ja muut tarvikkeet. Materiaalit rahdataan kohteeseen. Kiinteistössä on kaikeksi onneksi tilava hissi, joten haalauskustannukset pysyvät maltillisina, joskin tavaroiden kantaminen oikeaan kerrokseen ottaa aikansa. Keskiviikko-iltana kaikki tarvikkeet on saatu perille ja torstaina päästään rakentamaan uusia väliseiniä.

Viikon kuluttua kaikki viisi väliseinärunkoa on rakennettu ja levytetty. Seuraavaksi tehdään tasoitustyöt, saumanauhoitukset, kittaukset ja pohjamaalaus. Töiden eteneminen hidastuu tässä vaiheessa, koska kaikki työvaiheet vaativat oman kuivumisaikansa, ja osa niistä toistetaan tarvittaessa. Lopulta päästään maalamaan valmiit pinnat. Kun lopputulokseen ollaan tyytyväisiä, puretaan tilojen suojaus. Tilat valmistuvat juuri sopivasti ennen uusien vuokralaisten saapumista.

Lopputulos

Kiinteistössä A koko projekti pystyttiin toteuttamaan olemassa olevin järjestelmäseinäelementein, joten minkäänlaisia materiaalihankintoja ei tarvinnut tehdä. Ainoat syntyneet kustannukset olivat kahden työmiehen palkkakulut, esimerkkitapauksessa 2 x 500 € = 1 000 €. Työ valmistui vuorokaudessa ja edellinen vuokralainen pystyi käyttämään tiloja alkuperäisen vuokrasopimuksensa päättymiseen asti, joten vuokranmaksu ei katkennut missään vaiheessa.

Kiinteistössä B työn osuus lähes kuukauden kestäneen projektin urakkakustannuksista oli 6 000 €. Tämän lisäksi kustannuksia syntyi materiaalihankinnoista, rahtikuluista ja kaatopaikkamaksuista. Lisäksi remontin takia menetettiin kahden kuukauden vuokra, eli 4 000 €. Menetetty aika kohdistui kuitenkin onneksi lähtevään vuokralaiseen ja uudet asiakkaat pääsivät muuttamaan tiloihin sovitun aikataulun mukaisesti.

Muuntojoustavilla ratkaisuilla nopeat tilamuutokset

Esimerkin muutosprojekti on totta kai hyvin pelkistetty ja siinä mainitut kustannukset fiktiivisiä. Siitä huolimatta se osoittaa hyvin, miten paljon muuntojoustavat ratkaisut nopeuttavat ja tehostavat tilamuutosten tekemistä.

Muutostyön suuruudesta riippumatta järjestelmäseinät tarjoavat kiistattomia etuja. Vaikka tarvittaisiin kokonaan uusia seinäelementtejä, tehtäisiin kaikki pohjatyöt tehtaalla, jolloin itse kohteessa tapahtuva tekeminen on nopeaa ja siistiä. Tilat ovat keskeytyksettä käytettävissä ja vuokranmaksu jatkuu katkeamattomana. Asennustyöt voidaan tarvittaessa toteuttaa myös iltaisin, viikonloppuisin tai aamuisin ennen toimistotyöpäivän alkamista.

Kustannussäästöjen ja muutosnopeuden lisäksi – tai jopa ennen kaikkea – muuntojoustavien tilaratkaisujen puolesta puhuu rakennustavan pienempi hiilijalanjälki. Kun kiinteistö on jo lähtökohtaisesti suunniteltu muuntojoustavuutta tukevaksi, pystytään samoja seinäelementtejä hyödyntämään uudestaan ja uudestaan kiinteistön kaikissa kerroksissa – tai jopa eri rakennuksissa. Tämä on huomattavasti kestävämpi tapa toimia, kuin purkaminen, pystyttäminen ja uudelleen purkaminen. Rakennusmateriaalien uudelleenkäytettävyyteen ja jalostusarvoon on syytä kiinnittää enemmän ja enemmän huomiota, sillä kertakäyttöyhteiskuntaan pohjautuvilla toimintatavoilla ei pitkälle pötkitä – ei taloudellisesti eikä ekologisesti.