Tietosuojaseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa kattava kuva siitä, mitä ja millä perusteella henkilötietoja kerätään ja käsitellään sekä mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään Muotolevy-konsernissa.

Muotolevy-konserniin (jäljempänä: ”Muotolevy”) kuuluvat Muotolevy Oy (y-tunnus: 0935790-3), Muotolevy Rakennustuotteet Oy (y-tunnus: 2729560-3), Muotolevy Tilaratkaisut Oy (y-tunnus: 2729558-2), Raitatuote Oy (y-tunnus: 1034370-1) ja Planson United Oy (y-tunnus: 2362948-5).

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Muotolevyn tarjoamiin rakennus-, valmistus- ja asennuspalveluihin sekä muihin Muotolevyn tarjoamiin palveluihin niin Muotolevyn toimistossa, urakkakohteissa kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneita Muotolevyn tuotteista ja palveluista. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan Muotolevyn yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien ja alihankkijoiden edustajien sekä Muotolevyn kiinteistöissä ja urakkakohteissa vierailevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn ja kameravalvontaan.

Muotolevy käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja näiden periaatteiden ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme lukemaan tietosuojaselosteen huolellisesti.

1
HENKILÖTIEDOT

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja-asetus”) on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja. Muotolevy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.

2
REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterinpitäjä: Muotolevy Oy
Osoite: Tervasuontie 3, 03100 Nummela
Yhteyshenkilö: Markus Merinen
Sposti: markus.merinen@muotolevy.fi

3
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

  • Muotolevyn tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistamiseen ja tiedottamiseen
  • palveluiden ja tuotteiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
  • liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
  • palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun sekä kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
  • markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
  • lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten työturvallisuuslain ja kirjapitolainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin
  • riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen
  • Muotolevyn kiinteistöjen, kohteiden ja omaisuuden sekä henkilöiden turvallisuuden varmistamiseen

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Muotolevyn ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu Muotolevyn tarjoaman tuotteen tai palvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, työturvallisuusvelvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin esimerkiksi veroviranomaisille.  Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu Muotolevyn oikeutettuun etuun

Sähköinen suoramarkkinointi perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai asiakassuhteeseen. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus tai kieltää henkilötietojen käyttäminen sähköistä suoramarkkinointia varten.

4
KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT JA TIETOSISÄLTÖ

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
Henkilötietoryhmä ja esimerkkejä tietosisällöstä

Yhteystiedot:
Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Tunnistamistiedot:
Rekisteröidyn henkilötunnus, muu vastaava kansallinen tunnus ja syntymäaika.

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot:
Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot.

Asiakastapahtumatiedot sekä sopimustiedot:
Tiedot Muotolevyn ja rekisteröidyn tai Muotolevyn ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn yhteydenotot, reklamaatiot ja muut asiointiedot.

Muu liiketoimintaan liittyvä materiaali:
Muu liiketoiminnan hoitamiseen liittyvä materiaali, joka sisältää rekisteröidyn henkilötietoja.

Kameravalvonta:
Muotolevyn kiinteistöihin ja kohteisiin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity saattaa olla tunnistettavissa.

Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot:
Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Muotolevyn palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto.

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä Muotolevyn ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Muotolevyn palveluiden tuottamiseksi.

5
TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä mm. sivustoillamme olevien lomakkeiden kautta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Saatamme kerätä asiakkaita koskevia tietoja myös julkisista lähteistä, viranomaisten pitämistä rekistereistä ja muista luotettavista rekistereistä. Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Esimerkiksi Muotolevyn alihankkijat, urakoitsijat ja yhteistyökumppanit toimittavat Muotolevylle rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa.

Muotolevy hyödyntää myös Hubspotin, Salesforce Pardotin ja Google Analyticsin analytiikkapalveluja, joiden kautta kerätään evästeitä ja muita teknisiä tunnistetietoja.

6
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Muotolevy säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään, tai ellei Muotolevy tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Yhteisöjen osalta rekisteröidyn henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Muotolevyn suuntaan. Henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa kyseisen roolin päätyttyä.

Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity ei ole peruuttanut sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta, tai rekisteröity ei ole vastustanut henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

7
HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEVÄT TAHOT JA VASTAANOTTAJAT

Muotolevy-konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Muotolevy voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi Muotolevylle IT-järjestelmiä ja taloushallintopalveluita, perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Muotolevy varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille, kuten vero- ja ulosottoviranomaisille sekä vakuutusyhtiöille sekä Muotolevyn sopimuskumppaneille.

Muotolevy voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Muotolevy voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Muotolevy on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli Muotolevy on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

8
HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9
HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Muotolevy käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, pääsynhallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ja alihankkijoiden ohjeistaminen. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Muotolevy voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, jolloin Muotolevy varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

10
REKISTERÖITYJEN OIKEUDET JA OIKEUKSIEN TOTEUTTAMINEN

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Muotolevy poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Muotolevy rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tämän tietosuojaliitteessä mainitulle tietosuojavastaavalle. (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2)

Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Muotolevy voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai oikeuden johdosta.

11
OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.  Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi:029 56 66735

12
MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Muotolevy voi joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille.

Tietosuojaseloste on julkaistu 24.5.2018.

Jaa kirjoitus