Digitalisaatio, uudet työnteon tavat, muuttuvat organisaatiorakenteet.

Nämä kolme tekijää ohjaavat työympäristöjen vauhdilla etenevää kehitystä. Toimitiloissa kehitys näkyy siinä, mitä tilan käyttäjät tiloiltaan odottavat ja miten tiloja käytetään.

Alhainen käyttöaste nostaa toimitilakuluja

Jo vuonna 2014 kauppalehti uutisoi, että suomalaisyritysten toimitilakulut olivat liian suuret suhteessa käyttöasteeseen. Tuolloin keskimääräisessä helsinkiläistoimistossa oli varattu 23 neliötä per työpiste.

Suurin osa työntekijöistä ei kuitenkaan istunut päivästä toiseen ja aamusta iltaan paikallaan omassa pulpetissaan, vaan kävi asiakastapaamisissa ja palavereissa, teki etätöitä tai piipahti välillä kahvitauolla. Työpisteiden keskimääräinen käyttöaste oli 50 % ja kokoustilojen 40 %. Samaan aikaan Helsingin toimitilakulut olivat tuolloin maailman 15:nneksi korkeimmat, joten tyhjillään nököttäneet neliöt olivat sangen arvokkaita.

Avokonttori vähentää kuluja mutta alentaa tuottavuutta

Tehostamalla tilankäyttöä oli siis mahdollista säästää sievoinen tukku euroja. Monissa toimistoissa työntekijäkohtaista neliömäärää vähennettiin hävittämällä väliseinät. Syntyi monitoimitiloja – avokonttoreita, joissa samassa tilassa tehtiin montaa eri asiaa. Ratkaisu tehosti tilankäyttöä, mutta toi tullessaan uusia ongelmia, kuten keskittymisvaikeuksia ja työtehokkuuden laskemista.

Pelkkä jokaisen neliön hyödyntäminen ei vielä ole avain onneen – toimitilaneliöt eivät tuo yrityksille tuottavuutta, vaan niissä työskentelevät ihmiset. Siksi seuraava looginen askel olikin ryhtyä kehittämään käyttäjiensä tarpeita palvelevia toimitiloja.

Monitilatoimisto vähentää neliöiden tarvetta, mutta auttaa keskittymään töihin

Tähän tarpeeseen vastaa monitilatoimisto – tila, jossa on monia erilaista aluetta, joilla on omat käyttötarkoituksensa. Tällainen toimitila pystytään toteuttamaan noin 10-15 neliöllä per työntekijä, mikä on noin puolet perinteisten konttorien edellyttämästä tilamäärästä.

Tilojen suunnitteleminen käyttötarkoituksen mukaan ei pohjimmiltaan ole erityisen uusi idea – onhan kodeissammekin määritetty paikat nukkumista, ruoanlaittoa, yhdessäoloa tai keskittymistä varten. Monitilatoimisto tuo saman ajatusmallin työpaikalle.

Monitilatoimisto pitää sisällään toiminnallisia vyöhykkeitä, joista työntekijä voi vapaasti valita käyttöönsä päivän tehtäväänsä parhaiten sopivan tilan. Jotta tilojen suunniteltu käyttötarkoitus myös toteutuisi, tarvitaan fyysisen työympäristön rinnalle ajan tasalle päivitetty toimintakulttuuri ja pelisäännöt. Eli esimerkiksi:

• hiljaisen työn alueella puhelimet pidetään suljettuina tai äänettöminä, eikä työtoverin kanssa keskustella
• puheluita varten mennään äänieristettyyn puhelinkoppiin
• pikapalaverit ja videoneuvottelut pidetään varta vasten niille suunnitelluissa tiloissa
• isommat kokoukset pidetään neuvotteluhuoneissa
• hiljaisen työn alueen työpisteitä ei omita itselleen – jos poistuu paikaltaan vaikkapa kahdeksi tunniksi, tulee omat työvälineet kerätä mukaansa ja vapauttaa paikka sitä tarvitsevalle.

Vastaavasti ryhmätyöalueella työskennellessään työntekijä kertoo samalla olevansa käytettävissä ja hänen kanssaan voi keskustella. Ympäristö mahdollistaa nopean ajatustenvaihdon tiimin jäsenten kesken ilman, että asioita varten tarvitsee sopia erillistä palaveria. Useissa työyhteisöissä tämä johtaa myös yhteishengen tiivistymiseen, kun myös kuulumisten vaihtamiselle on luonteva ympäristö. Sujuva tiedonkulku, yhteistyö ja sosiaalisuus luovat puitteet tehokkaalle työyhteisölle – etenkin, kun tästä tilasta voi tarvittaessa siirtyä hiljaisen työn alueelle suorittamaan keskittymistä vaativan tehtävän.

Esimiehille tiimialueella työskentely tarjoaa hyvän keinon olla alaistensa tavoitettavissa. Työntekijöiden ei tarvitse miettiä, onko kulmahuoneen ovi auki vai ei, kun esimies voi omalla työpistevalinnallaan kertoa onko hän varattu vai vapaana keskusteluja varten.

Toki on hyvä muistaa, ettei monitilatoimistokaan ole ”one size fits all” -ratkaisu. Toimialakohtaiset erot on syytä tunnistaa – se mikä toimii myyntitiimille, ei välttämättä sovellu sellaisenaan tilitoimistolle. Suunnitteluun panostamalla tila saadaan kuitenkin varmasti toimimaan ja palvelemaan kaikkia käyttäjiä.

Hyvä lähtökohta aloittaa monitilatoimiston suunnittelu on miettiä, mitä kaikkia tehtäviä toimistossa pitää pystyä suorittamaan – ja että pitääkö niistä kaikki todella pystyä tekemään toimistolla, vai voidaanko jotkut toimet korvamerkitä etätöiksi.

Tästä voidaan siirtyä pohtimaan, miten monen työntekijän tehtävät ovat keskenään samoja tai samankaltaisia. Näin pystytään hahmottamaan, paljonko erilaisia vyöhykkeitä toimitilaan tarvitaan ja minkä verran kullekin näistä tulee varata tilaa. Mahdollisten sermien korkeudet, akustolevyjen määrä ja sijoittelu sekä pöytien sommittelu vaikuttavat kaikki monitilatoimiston käytettävyyteen. Erityisen tärkeää on, että vetäytymistiloja on tarjolla riittävästi – ja että niihin on oikeasti mahdollista vetäytyä.

Monitilatoimistot ovat moderneja myös ilmeeltään – tila on huomattavasti avarampi kuin perinteinen koppikonttori, mutta samalla yksityisempi kuin avokonttori. Monitilamalli tarjoaakin kosolti mahdollisuuksia yritysilmeen esittelemiseen. Kävijät näkevät yhdellä silmäyksellä enemmän, jolloin esimerkiksi lasiseinien teippauksilla pystytään yritysidentiteetistä viestimään entistä enemmän ja täsmällisemmin.

Keskeisin monitilatoimiston tarjoama etu kuitenkin on, että jokaiselle työntekijälle pystytään tarjoamaan heidän tarpeitaan vastaava työpiste jokaisena työpäivänä, vaikka heidän työlistallaan olisikin tänään erilaisia tehtäviä kuin eilen.