Poikkeusaikojen etätyöjakson jälkeen työympäristöjä muokataan nyt joustavammiksi työtiloiksi, jotka toimivat paitsi työtiloina, myös rakentavat yritysten brändiä. Toimistolle tullaan nyt ennen kaikkea tapaamaan työkavereita ja asiakkaita sekä tekemään yhteistyötä.

Runsaasti ryhmätyötiloja ja kokoushuoneita

Yksilötyötiloja toimistolla voidaan vähentää, jos työntekijät ovat halukkaita ja heidän työtehtävänsä mahdollistavat säännöllisen etätyöskentelyn myös pandemian jälkeen. Kun toimistolle tullaan ensisijaisesti tekemään yhteistyötä, jakamaan ajatuksia ja pitämään esimerkiksi työpajoja, toimitilasta tulee löytyä riittävästi kokoushuoneita ja muita vuorovaikutusta tukevia tiloja.

Neuvotteluhuoneiden määrää ei välttämättä tarvitse kasvattaa, mikäli aiemmin yksilötyöhön suunnattu alue on avattavissa ryhmätyöalueeksi tai yhteistyötilaksi, jossa on sallittua sekä keskustella, toimia yhdessä, että työskennellä itsenäisesti sermitetyn työpöydän ääreessä tai vetäytymistilassa. Joustava tila voidaan toteuttaa edullisesti väliseinien, sermien, helposti siirreltävien kalusteiden ja vetäytymistilojen avulla.

Neuvottelu- ja kokoustilojen laitteistot kaipaavat monessa työympäristössä päivitystä. Kun etätyöskentely on tulevaisuudessa enemmän sääntö kuin poikkeus, tulisi yhteydenpidon onnistua vaivatta ilman ylimääräistä säätämistä. Kun lähikontakteja pyritään välttämään, neuvotteluhuoneiden pakkaaminen täyteen ei ole suositeltavaa. Työntekijät voivat osallistua palavereihin myös etäyhteyksillä – myös työpisteeltään käsin, vaikka olisivatkin fyysisesti toimistolla.

Tilaa viihtymiselle ja vuorovaikutukselle

Työympäristöllä on tärkeä rooli työhyvinvoinnin kokonaisuudessa. Aiemmin turhanpäiväiseltä tuntuneen iltapäivän kahvihetken tärkeys konkretisoitui monelle työntekijälle vasta poikkeuskevään aikana. Etäyhteyksien varassa operoitaessa arkinen jutustelu työkavereiden kanssa jäi vähemmälle – tai kokonaan tekemättä.

Kovin usein tuttujen asioiden ja rutiinien merkityksen huomaa vasta, kun ne katoavat arjestamme.

Niinpä vapaamuotoisen oleskelun ja kanssakäymisen mahdollistavia tiloja, joissa työntekijät voivat viettää kahvitaukoja ja sosialisoida, tarvitaan työympäristöissä jatkossakin.

2020-luvun toimisto on yrityksen käyntikortti

Työskentelytilat ja vierailijoille suunnatut esittelytilat ja neuvotteluhuoneet on hyvä pitää mahdollisuuksien mukaan erillään toisistaan.

Vierailijoille tarkoitettu osa toimistosta on kuin yrityksen käyntikortti. Se tarjoaa mahdollisuuden tuoda esiin yrityksen brändiä ja ilmettä. Ehkä tulevaisuuden toimisto onkin enemmän yrityksen showroom ja työt tehdään siellä, missä työn tekeminen parhaiten ja joustavimmin onnistuu: etänä kotona tai co-working-tilassa, tai toimistolla?

Toimiston roolin kääntyessä voimakkaammin kohtaamispaikan suuntaan sen potentiaali positiivisen yrityskuvan muodostamisessa korostuu joka tapauksessa.

Yksilötyö muuttuvassa toimistossa

Yksilötyön tekeminen ei katoa toimistolta täysin, vaikka työtä tehtäisiinkin jatkossa aiempaa useammin myös muualla.

Keskittymistä vaativia tehtäviä ja esimerkiksi luottamuksellisia puheluita tulee pystyä hoitamaan myös toimistolla, vaikka tulevaisuuden toimitila olisi enemmän edustustila. Vetäytymistilat mahdollistavat työrauhan pienissäkin toimitiloissa – ja samalla rauhoittavat vetäytymistiloja ympäröivää tilaa siirtämällä esimerkiksi muita häiritsevät videopuhelut puhelinkoppeihin. Vetäytymistilan käytölle voidaan määrittää säännöt yrityksen tarpeiden mukaan: yksi tila voi toimia puhelutilana, kirjoitushuoneena tai lepotilana.