Uusi vuosikymmen mullistaa työnteon tapoja ryminällä. Vai mullistaako?
Koronapandemian jälkimainingeissa moni ennustaa etätyöskentelyn säilyvän osana toimistotyöläisen arkea. Puolet etätyöhön siirtyneistä suomalaisista jatkaa kotona tai muualla työpaikan ulkopuolella työskentelyä mielellään myös tulevaisuudessa. Työntekijöiden hyvinvointiin satsaava yritys tarjoaa kuitenkin työntekijöilleen mahdollisuuden tehdä työtä myös toimistolla – yhdessä ja yksin, ryhmissä ja rauhassa, työntekijöiden tarpeisiin optimoiduissa tiloissa.
Erään tutkimuksen yli 10 000 vastaajasta roimasti alle puolet koki voivansa työskennellä toimistollaan rauhallisessa ympäristössä, vaikka 95 % koki tarvitsevansa yksityistä tilaa ja paikkaa työnteolle. Tehottomasti järjestetty avoin toimistotila on rauhaton ympäristö, jossa keskittymiseen ei ole tarjolla riittävän rauhallista tilaa. 31 % saman kyselyn vastaajista kertoi hoitavansa keskittymistä vaativat hommat mieluiten muualla kuin toimistolla.
Pienemmät toimitilat, tehokkaampaa tilasuunnittelua
Vetäytymistilat nähdään tärkeinä toimistotyön tekemistä tukevina keinoina. Niiden avulla jokaisella työntekijällä on tarvittaessa mahdollisuus hakeutua rauhaan: ikään kuin omaan työhuoneeseen. Kun tarvittava vetäytymistiloja on tarjolla riittävä määrä suhteessa työympäristön käyttäjien määrään, on tilojen käyttö tehokasta. Vetätytymistiloja voidaan käyttää moneen eri käyttötarkoitukseen, kuten puhelinneuvottelun pitämiseen, kiireellisen projektin viimeistelyyn ennen deadlinea tai webinaarin pitämiseen rauhallisessa, akustisesti toimivassa ympäristössä.
Etätyön yleistymisestä huolimatta se ei ole läheskään kaikille työntekijöille ”unelmien täyttymys” tai optimaalinen tapa tehdä töitä päivästä toiseen. Yhteisen työtilan merkitys korostuu etenkin työyhteisön yhteishengen luomisessa, yhteistyön tekemisessä, hiljaisen tiedon välittymisessä sekä tietysti keskittymisrauhan tarjoamisessa varsinkin, jos sitä on haastavaa löytää muualta. Etätöitä tehdessä esimerkiksi kotona keskittymistä eivät häiritse kollegoiden liikkeet ja äänet, mutta sen sijaan ajatuksen saattavat katkaista perheenjäsenten keskustelut, lemmikit tai mieltä painavat tekemättömät kotityöt.
Tärkeimmät työelämän trendit: Joustavuus ja hyvinvointi
Työelämään syöksyvä z-sukupolvi kyseenalaistaa monia työelämän pinttyneitä tapoja – ja syystäkin.
Työn tehokkuutta ja työntekijän arvoa ei enää mitata toimistolla käytetyissä tunneissa, vaan aikaansaamisissa. Yrityksiltä vaaditaan kykyä tarjota työntekijöilleen joustavuutta paitsi työn tekemisen paikan, myös ajan suhteen.
Pöydän ääressä istuminen kello kahdeksasta neljään on käytännössä optimaalista vain harvoille. Joustava johtaja antaa alaisilleen mahdollisuuden etsiä ja hyödyntää itselleen parasta tapaa työntekoon. Kun työntekijälle tarjotaan mahdollisuus esimerkiksi joustaa työpäivien pituuden suhteen, työmotivaatiota ja tasapainoa vapaa-ajan ja työn välillä on helpompaa ylläpitää.
Esimerkiksi 9/80-aikatauluksi kutsuttua työnteon mallia testataan nyt maailmalla monissa yrityksissä. Käytännössä työntekijät saavat joka toisen perjantain vapaaksi tekemällä muina päivinä 9 tunnin työpäiviä. Monissa yrityksissä on kokeiltu myös kuusituntista työpäivää.
Lyhyemmän ja tehokkaamman työpäivän edellytyksenä on työympäristö, jossa työntekijän käytettävissä ovat parhaat, hänen onnistumistaan tukevat resurssit. Keskustelutiloja ja neuvotteluhuoneita tulee olla tarpeeksi ja aina työntekijöiden saatavilla, jotta yhteisen työtilan rauha ei häiriinny palaveeraamisesta jatkuvasti. Riittävä määrä eri kokoisia ja lähelle työpisteitä sijoiteltuja vetäytymistiloja kattaa monen työntekijän tarpeen. Väliseinäratkaisuilla avointa toimitilaa saadaan rauhoitettua ja tehtyä turvallisemmaksi, avaruuden ja läpinäkyvyyden kärsimättä.
Joustavuus ja työntekijöiden hyvinvoinnin vaaliminen kulkevat käsi kädessä. Kuormittavassa, rauhattomassa avotoimistossa keho ajautuu helposti stressireaktioon. Kun joustavuutta on riittävästi, työn ja vapaa-ajan tasapainoa on helppo ylläpitää yksilölle sopivimmalla tavalla. Toiselle hyvinvointi löytyy satunnaisista perjantaivapaista, toiselle taas mahdollisuudesta tulla toisinaan töihin vasta keskipäivällä.
4 tulevaisuuden toimitilatrendiä pähkinänkuoressa:
VAPAUS JA JOUSTAVUUS: Moderni työympäristö tarjoaa vapautta: jokaisella on vastuu löytää itselleen tehokkain paikka ja aika tehdä töitä.
HYVINVOINTI EDELLÄ: Tehokas työntekijä voi hyvin töissä ja vapaa-ajalla. Työntekijöiden hyvinvointi vaikuttaa positiivisesti koko yrityksen toimintaan.
TEHOKAS TOIMITILA: Kokoontuminen yhteen, keskustelut ja keskittymisrauha: nämä tekijät tuovat työntekijät toimistolle myös uudella vuosikymmenellä. Moderni yritys panostaa toimitilaan, jossa työntekijä on tehokas ja hyvinvoiva.
ÄLYKKYYS JA TEKOÄLY: Älykäs kiinteistö on joustavasti muunneltavissa tilan käyttäjien tarpeita parhaiten palvelevaksi. Digitaalisia ratkaisuja voidaan hyödyntää jo esimerkiksi tilojen käyttöasteen seurantaan ja varaamiseen joustavasti. Turha säntäily ympäri toimistoa vähenee, kun tilojen varaustilannetta voi seurata reaaliaikaisesti.
