Modernit Business Parkit ovat mainio esimerkki siitä, miten kiinteistön tilankäytön optimointi mahdollistaa vuokralaisten muuttuviin tilatarpeisiin reagoinnin, paremman palvelun – ja jopa toimitilavuokrauksen trendinä olevien lyhyiden vuokrasopimusten kääntämisen asiakasriskin sijasta mahdollisuudeksi ja työkaluksi.

Monissa toimistorakennuksissa on käytössä malli, jossa jokaisen neliömetrin vuokraamisen sijaan tavoitteena onkin pitää vuokrausaste 90-95%:ssa. Tällöin, kun toimistohotelliin on tulossa uusi asiakas, on uudelle tulokkaalle aina tarjota paikka. Mikäli sopivan kokoista tilaa ei juuri tiedusteluhetkellä löydy, voi vuokranantaja hyvinkin löytää ratkaisun pyörittelemällä Rubikin kuutiotaan hieman eri asentoon.

Tilanne voisi olla esimerkiksi sellainen, että kiinteistön 2. kerroksessa yrityksellä A on 70 m² tilansa vuokrasopimus päättymässä. Samassa kerroksessa on 30 m² ja 5. kerroksessa 70 m² tyhjää tilaa. Uuden vuokralaisen, yritys B:n, tarvitsema tilamäärä on 100 m². Tällaisessa tilanteessa kiinteistöpäällikkö voi tarjota yritykselle A kiinteistön sisäistä muuttoa samankokoiseen vapaaseen tilaan vuokrakompensaatiota vastaan, ja yhdistää 2. kerroksen tiloista yrityksen B tarvitseman kokonaisuuden.

Samassa yhteydessä myös yrityksellä A olisi mahdollisuus tarkastella omaa tilatarvettaan – onko nykyinen neliömäärä sopiva, vai onko tarve kenties kasvanut tai supistunut? Toimitilavuokrauksen ohella myös tapa tehdä töitä on murroksessa, joten toimitilan soveltuvuutta sen hetkiseen tilatarpeeseen on hyvä välillä pysähtyä miettimään – ja ennen kaikkea sitä, palveleeko tila yrityksen toimintaa ja työntekijöiden prosesseja.

Toimitilakiinteistön sisäiset muutot, joissa vuokralaiset siirtyvät kiinteistön sisällä isompaan tai pienempään tilaan, ovat yleistymässä. Mielestäni tämä on mielenkiintoinen ja nykyaikaan hyvin sopiva toimintamalli – talo on ikään kuin elossa ja sujuvasti järjesteltävissä uudelleen. Vuokraneuvotteluissakaan ei lähdetä liikkeelle siitä, että minkälainen sviitti kuudennessa kerroksessa on vapaana, vaan aidosti tulevan vuokralaisen tilatarpeesta – kartoitetaan tarve, vuokrataan huone ja vasta sitten mietitään, mihin kerrokseen sellainen luodaan.

Tila ja talo sopeutuvat käyttäjiensä tarpeisiin, eikä päinvastoin.

Tällaista palettia olisi käytännössä mahdoton pyörittää mitenkään muuten kuin muuntojoustavin tilaratkaisuin. Järjestelmäseinien edut ovat toimintamallissa kiistattomat – tilamuutosten tekeminen on nopeampaa, siistimpää ja ennen kaikkea tuntuvasti kustannustehokkaampaa kuin kiinteiden seinien rakentaminen ja purkaminen.

Muunneltavan joustavuuden kautta monia kilpailuetuja

Myös jo pidempään käytössä olleita toimistorakennuksia remontoitaessa kannattaa ottaa huomioon muuntojoustavuuden maksimoinnilla saavutettavat tilankäyttömahdollisuudet. Moderniksi, joustavasti muunneltavaksi saneerattu kiinteistö kestää vertailun uudempien tilojen kanssa – ja mikäli sijaintikin on kohdallaan, on se vuokralaisen näkökulmasta erittäin houkutteleva vaihtoehto.

Järjestelmäseinien avulla vuokralaisten vaihtuessa syntyvät muutostyökustannukset pysyvät aisoissa. Sitä kautta joko kiinteistön tuotto kasvaa tai tiloja pystytään tarjoamaan entistä edullisemmilla vuokrahinnoilla ja tekemään neliöhinnasta kilpailuetu.

Samaa ajatusta jatkamalla esimerkiksi hyvien liikenneyhteyksien varrella sijaitsevan vanhemman toimitilakiinteistön hankkiminen ja sen remontoiminen muuntojoustavaksi olisi todennäköisesti hyvinkin kannattavaa. Mikäli talossa on toimiva runko ja talotekniikka, pystytään siitä fiksusti suunnittelemalla tekemään erittäin muuntojoustava rakennus, josta suurella todennäköisyydellä pystytään tarjoamaan toiminnallisesti kilpailukykyistä tilaa muita edullisemmalla neliöhinnalla.

Toimivassa monitilatoimistossa, jossa on erilaisia tiloja erilaisten työtehtävien suorittamiseen sekä tarkoituksenmukaisia ja äänieristettyjä vetäytymistiloja, pystytään esimerkiksi 50 työntekijälle tekemään heidän tarpeitaan palveleva työympäristö noin 500 m² toimitilaan. Jos moderniksi saneeratun toimitilan neliöhinta saataisiin painettua vaikkapa 15 euroon, olisivat toimitilakulut näillä muuttujilla 7 500 €/kk. Uudemmassa kiinteistössä olevien toiminnallisesti vastaavien tilojen kustannus voi olla 30-40 €/m², jolloin kuukausikulu samalle firmalle olisi 15 000 – 20 000 €, eli yli kaksinkertainen – joskin ilman muuta uusissa toimistohotelleissa vuokran vastineeksi saa myös monenlaisia käytännöllisiä palveluja.

Kiinteistön omistajan näkökulmasta kaikkein kallein neliö on se, jota ei saada vuokrattua. Siksi on ensinnäkin tärkeää huolehtia siitä, että vuokralaiset kokevat tarjotun tilan houkuttelevaksi ja heidän tarpeisiinsa sopivaksi tai että se on sellaiseksi muokattavissa. Tuottavuuden kasvattamiseksi nuo muutokset on hyvä pystyä tekemään mahdollisimman kustannustehokkaasti, jotta tilat voidaan vuokrata kilpailukykyiseen neliöhintaan. Kun vuokra-aste saavuttaa tavoitetason, pystytään tilankäyttöä optimoimalla varmistamaan, että kaikille kiinnostuneille vuokralaisille on aina tilaa tarjolla.

Moderni toimitila on kuin Rubikin kuutio – ja sen sivut järjestelmäseiniä.

Tallenna