Siinä missä fyysisisissä työtehtävissä työn äänet, niin omat kuin työkavereiden tuottamat, kuuluvat asiaan ja ovat olennainen osa työympäristöä, on asianlaita tietotyön saralla päinvastainen.

Asiantuntijan keskittyminen työhönsä häiriintyy, jos hänen kollegansa keskustelevat kuuloetäisyyden päässä. Keskustelunaiheella ei sinänsä ole väliä; kun puhetta kuuluu, ihminen luontaisesti haluaa sen kuulla ja tiedostaa keskustelun aiheen.

Vajavainen keskittyminen laskee työnteon tehokkuutta.

Keskustelut eivät ole ainoita työympäristöissä esiintyviä häiriötekijöitä. Keskittyminen herpaantuu myös muiden sellaisten äänten johdosta, jotka havahduttavat asiantuntijan fokuskuplastaan: remonttiäänet, askeleet, puhelinten soittoäänet, kollegan välipalapatukan rapisevat kääreet… Se, mikä kunkin työntekijän huomion kiinnittää, on toki yksilöllistä; toiset pystyvät keskittymään kovassakin metelissä, toisille taas sopii parhaiten hiirenhiljainen ympäristö.

Tietotyön tekeminen on tunnetusti erityisen hankalaa monitoimitiloissa, eli avokonttoreissa. Syy sille on selkeä: avoimessa tilassa äänet liikkuvat esteettä ja ovat kuultavissa pitkänkin kantomatkan päästä.

Keskeytykset laskevat työtehoa ja vaikuttavat työviihtyvyyteen

Keskittymisen palautuminen keskeytystä edeltäneelle tasolle vie tutkimusten mukaan noin 15 minuuttia. Tämä tarkoittaa, että jo neljä keskeytystä riittää syömään työpäivästä yhden tehokkaan tunnin.

Kaiken lisäksi neljä keskeytystä päivässä on melko vähän. Miten monta kertaa asiantuntijan korviin päivän aikana kantautuukaan lause: ”Hei, olisi yksi nopea juttu – onhan sinulla hetki aikaa?” Entä kuinka usein puhelinsoitto, sähköposti tai pikaviesti katkaisee ajatuksenlennon? Näitä katkoja mahtunee monen tietotyöläisen työpäivään yllättävänkin monta.

Tehokkuuden putoamisen lisäksi keskittymisvaikeudet eivät voi olla vaikuttamatta tietotyöläisen työviihtyvyyteen. Tehtävät eivät välttämättä edisty asiantuntijan toivomalla tavalla; saadakseen asioita valmiiksi hän saattaa joutua kuluttamaan iltoja ja viikonloppuja työtehtävien parissa. Stressi lisääntyy ja työ tuntuu kuormittavammalta kuin onkaan.

Pahimmassa tapauksessa asiantuntija ryhtyy etsimään itselleen uutta työpaikkaa, jolloin tietotyötä tukematon työtila maksaa työnantajalle sekä vajavaisen työtehon että osaamispääoman menettämisen muodossa.

Vuokralaiset odottavat toimitilaltaan työrauhaa

Saadakseen työympäristön palvelemaan paremmin työntekijöiden tarpeita, yrityksellä on käytännössä kaksi vaihtoehtoa: etsiä uusi ja toimintaa paremmin tukeva toimitila tai pyrkiä kehittämään nykyistä. Toimitilavuokraajien onkin hyvä miettiä, minkälaisia heidän nykyisten ja potentiaalisten asiakkaidensa tilatarpeet ovat, ja miten tarjottavat toimitilat niihin taipuvat.

Ideaalitilanteessa toimitilat ovat tarpeiden mukaan räätälöitävissä. Tietotyön kannalta on olennaista, että tarjolla on riittävästi hiljaisia tiloja, joissa on selkeät pelisäännöt. Niiden ytimessä on oltava keskittymisrauhan mahdollistaminen tilan käyttäjille; puhelimet pidetään äänettöminä, eikä tilassa saa keskustella muuten häiritä muita tilassa työskenteleviä henkilöitä.

Kun hiljaisia tiloja on saatavilla riittävästi ja niiden käytössä noudatetaan yhteisiä pelisääntöjä, vähenevät niin häiritsevä melu kuin sen tuottamat haitat. Toisinaan tietotyöläisetkin kuitenkin tarvitsevat ryhmätyöskentelyä tukevaa tilaa, johon soveltuvat esimerkiksi neuvotteluhuoneet, keskustelunurkkaukset tai avotila, jossa keskustelu on sallittua.

Monitoimitilasta monitilatoimistoon

Modernia toimitilamallia kutsutaan monitilatoimistoksi. Terminä se kuulostaa hyvin samanlaiselta kuin monitoimitila, mutta käytännössä ne eroavat toisistaan kuin yö ja päivä; siinä missä monitoimitilassa samaa tilaa käytetään moneen eri toimeen, on monitilatoimistossa monta erilaista tilaa erityyppisiä tehtäviä varten.

Pitkässä juoksussa tehokas tapa tehdä tilasta nopeasti ja tehokkaasti muuntuva on jakaa tila vyöhykkeisiin muuntojoustavien tilaratkaisujen avulla. Tämän lisäksi – tai jos tilamuutokset halutaan pitää mahdollisimman yksinkertaisina – ratkaisun tarjoavat tilatarpeen mukaan viimeisteltävät vetäytymistilat.

Esimerkiksi Module Solutions -tilat voidaan tarvittaessa purkaa, varastoida ja kasata uudestaan, jolloin kullekin vuokralaiselle pystytään tarjoamaan juuri heidän tarvitsemansa määrä erilaisia vetäytymistiloja, olivat ne sitten puhelinkoppeja, keskusteluhuoneita tai työtiloja.